|
Soft-Integrations |
Si-Planner © | Service planning & management
|
Home | Rondleiding | 09 - Service contract & Regie werk monitoring |
Si-Planner - Gebruiker modules | Rapportage
Service contract monitoring
Ook voor service contracten of SLA's is een beheer module gemaakt. Alle contracten kunnen individueel worden beheert en hebben een complete historie van tarieven en contract vormen bij de locatie gegevens.
Om te kunnen managen dat alle contracten op tijd voor het einde van het contract aan worden geboden voor verlenging is er de contract management module. I deze module houd je de status van de contract aanbiedingen bij en heb je de mogelijkheden om meerdere contract types of lengtes aan te bieden.
Er zijn diverse KPI rapporten in excel die aan deze data gekoppeld zijn om je data in andere formaten te bekijken of beheren als je dat wilt.
Contract Integrity Checks:
Onderdeel van het contract beheer en monitoring is de facturatie waar je met Si-Planner elke maand de contract facturatie checkt op draaiuren standen waartegen een tarief is afgesproken. het is hiervoor erg belangrijk dat de contract informatie klopt en volledig is. Hiervoor zijn zogenaamde Integrity checks ingebouwd. Als er contracten niet volledig of verkeerd zijn geconfigureerd komen ze hier uit tevoorschijn.
Om te kunnen managen dat alle contracten op tijd voor het einde van het contract aan worden geboden voor verlenging is er de contract management module. I deze module houd je de status van de contract aanbiedingen bij en heb je de mogelijkheden om meerdere contract types of lengtes aan te bieden.
Er zijn diverse KPI rapporten in excel die aan deze data gekoppeld zijn om je data in andere formaten te bekijken of beheren als je dat wilt.
Contract Integrity Checks:
Onderdeel van het contract beheer en monitoring is de facturatie waar je met Si-Planner elke maand de contract facturatie checkt op draaiuren standen waartegen een tarief is afgesproken. het is hiervoor erg belangrijk dat de contract informatie klopt en volledig is. Hiervoor zijn zogenaamde Integrity checks ingebouwd. Als er contracten niet volledig of verkeerd zijn geconfigureerd komen ze hier uit tevoorschijn.
|
Rapportage modules | 09- 12 |
Na configuratie en uitvoering is het de beurt aan de analyse en rapportage modules waarmee er een closed loop ontstaat waarmee het systeem zichzelf controleert op juistheid compleetheid en ontdekt waar verbeteringen mogelijk zijn in de efficiency van uw service organisatie. Diverse KPI (key Performance Indicator) rapporten zijn beschikbaar maar er is een sectie waarbij iemand met SQL kennis eenvoudig nieuwe KPI's kan definiëren en runnen op vaste tijdstippen. Er is keuze uit diverse service parameters als regio, monteur, locatie om de data op te filteren voor het rapporteren.
Ook de veiligheid is hier onder gebracht aangezien de meeste service organisaties onder VCA vallen zijn hier standard of eigen toolboxen te runnen en zijn er zowel incident meldingen als bijvoorbeeld ook root-cause analyses onder gebracht.
Ook de veiligheid is hier onder gebracht aangezien de meeste service organisaties onder VCA vallen zijn hier standard of eigen toolboxen te runnen en zijn er zowel incident meldingen als bijvoorbeeld ook root-cause analyses onder gebracht.
Regie werk monitoring (gatekeeping)
Regie werk is het onderdeel van de service afdeling met de meeste risico op gemiste facturen en inkomsten. Om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt is er in Si-Planner een module die GateKeeping heet.
vanaf het moment dat een planning item in plaats van contract (waar alles inclusief is en op het contract werkorder moet worden geboekt) regie of On-call is gaan er andere zaken spelen. je hebt namelijk een apart werkorder nummer nodig om alle kosten op te boeken en na afloop te factureren maar je moet er ook een offerte voor aanbieden en een opdracht voor ontvangen.
Om dit alles in goede banen te leiden en tevens ervoor te zorgen dat het pas naar het facturatie team gaat als alles compleet is en nagelopen is de gateKeeping in gebouwd. Om vrijgave te krijgen de planningsitem met alle uren, onderdelen en PO kosten te kunnen factureren moet het aan de volgende test voldoen: (dus als het een regie of On-call item is)
Hierna verandert het planning item in " Ready for invoice" en komt het in de gatekeeping sectie van de controllers van de service afdeling die de factor gaan versturen en een kopie van de jobsheet bij de factuur kunnen voegen.
vanaf het moment dat een planning item in plaats van contract (waar alles inclusief is en op het contract werkorder moet worden geboekt) regie of On-call is gaan er andere zaken spelen. je hebt namelijk een apart werkorder nummer nodig om alle kosten op te boeken en na afloop te factureren maar je moet er ook een offerte voor aanbieden en een opdracht voor ontvangen.
Om dit alles in goede banen te leiden en tevens ervoor te zorgen dat het pas naar het facturatie team gaat als alles compleet is en nagelopen is de gateKeeping in gebouwd. Om vrijgave te krijgen de planningsitem met alle uren, onderdelen en PO kosten te kunnen factureren moet het aan de volgende test voldoen: (dus als het een regie of On-call item is)
- Is het regie nummer aangemaakt in het ERP en ingevuld?
- is er schriftelijke opdracht van de klant voor de uitvoering van de werkzaamheden of offerte?
- Is er een PO aangemaakt (het PO nummer veld is gevuld met ERP nummer) en zo ja zijn de kosten na ontvangst van de leverancier gecontroleerd door inkoop/logistiek en komen ze overeen?
- Is er door de engineers aangegeven in de jobsheet dat er onderdelen retour komen? Zo ja dan moeten die eerst waren verwerkt door logistiek en na verwerking wordt deze check op nee gezet en zijn de kosten intussen correct op het werkorder nummer. Dit voorkomt dat je kosten in het factuur verwerkt die niet zijn gebruikt en later weer moeten worden gecrediteerd.
- Heeft de engineer aan gegeven dat het item voor hem gereed is en uitgevoerd?
- Is de final check gedaan door de planners of alles is ingevuld, geen retour materialen moeten worden ontvangen en zijn de onderdelen die de engineer vanuit zijn bus heft gebruikt aanvullend op het item en dus op het werkorder nummer geboekt. Alle kosten die op het order nummer horen staan er dus op.
Hierna verandert het planning item in " Ready for invoice" en komt het in de gatekeeping sectie van de controllers van de service afdeling die de factor gaan versturen en een kopie van de jobsheet bij de factuur kunnen voegen.